AL123 人文社科会员免费专区文学 2024-07-28

项目管理超图解：快速提升团队行动力的8个关键_甘争光_AZW3_MOBI_EPUB_PDF_电子书（无页码）_甘争光

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第4章约定时间本章背景时间是Action35模型中的三元素之一，也是关键因子，其包含产生时间、自动提醒时间、人工提醒时间、完成时间4个子类。产生时间可辅助任务尽早启动，自动提醒时间可提高消息触达效率，人工提醒时间可改善沟通效果，完成时间可优化任务交付效率。但是在任务全生命周期中，存在着时间缺失、模糊、格式不统一而导致的各方对时间理解不一致等问题，影响到任务的交付。 4.1 产生时间问题场景问题剖析 1. 任务产生时间缺失，导致推进人无法清晰地知道任务是在什么时间产生的，不能协助判断任务被延迟启动的时间间隔，影响任务的启动与完成。 2. 任务产生时间格式不统一，有些精确到月，有些精确到日，无法清晰地测算从任务产生到任务完成的时间间隔。 3. 无法便捷统计任务交付周期，也是因为任务产生时间缺失和任务产生时间格式不统一造成的，单个任务交付周期未知造成项目任务的平均交付周期不可知，影响任务交付。解决场景解决方案 1. 约定产生时间格式。项目任务建议明确到日，如2023年9月6日产生的任务，格式可以统一记录为20230906。 2. 明确产生时间用法。产生时间可以放在任务索引中，作为索引的重要组成部分；产生时间可以用于计算任务交付周期，辅助判断任务合适的启动时间，便于估算。 3. 助力任务交付提效。通过核算从任务产生到任务完成的时间间隔，度量任务的交付周期，探索影响交付周期的原因，助力任务交付周期缩短，提高任务交付效率。 4.2 自动提醒时间问题场景问题剖析 1. 缺乏自动化提醒工具的支撑。在任务繁多的情况下，推进人一个个单点提醒，不仅工作效率低，还影响推进人的工作体验感。 2. 提醒延迟造成提醒效果不佳。没有设定好自动化提醒的时间，因此其没有起到应有的提醒作用。 3. 自动化提醒泛滥。在信息爆炸的情况下，被提醒者不重视自动化提醒，因为信息太多、任务太多，被提醒者不想处理，因此选择放弃与忽略。 4. 自动化提醒时机不对。在未与项目成员沟通提醒的最佳时间的情况下使用自动化提醒，造成了不恰当的打扰，影响到执行人对于自动化提醒的体验感。解决场景解决方案 1. 明确提醒工具。对于项目大批量任务，推荐使用自动化工具进行提醒，而非人工一个个地跟、盯、催，提高提醒的触达广度和及时率。 2. 定义提醒场景。场景一主要提醒任务的执行者尽早开始执行任务，提醒时间可以设置得早一些。场景二主要提醒任务的执行者及时把任务执行的结果反馈到诉求人并及时关闭任务，可以设置得晚一些，通用的提醒时间可以设置在任务完成前1到6小时。 3. 设定提醒频次。单个任务的自动化提醒频次不建议超过3次，2次为佳，一次提醒开始，一次提醒即将完成。 4. 关注提醒体验感。不建议把提醒设置在集中工作或会议的时间，因为这会给项目成员造成打扰，也会影响到提醒效果，基于自身团队的实际情况，把自动化提醒设置在间歇时间内，提升提醒体验感。 4.3 人工提醒时间问题场景问题剖析 1. 泛化提醒对象。提醒对象不明确，工作量大且重复，缺乏工作重点，推进人在人工提醒上投入精力过高，提醒效率不高。 2. 提醒时机不对。推进人未能选定恰当的时间切入，单方面主观性比较大，互动方可能还未做好准备推进人就切入。 3. 提醒效果不佳。推进人在不经意间营造出紧张的推进氛围，影响到执行人的体验感，这样虽可以达到提醒的效果，但体验不佳。解决场景解决方案 1. 选定提醒对象。系统自动化提醒后没有任何反馈的任务、人工判断有逾期风险的任务、高价值重点关注的任务都可以选定为人工提醒对象。 2. 明确提醒时机。人工提醒的时间相对随机，可以见缝插针，随机把控，因为是面对面或在线聊天，互动性强，以双方时间能匹配上为主。 3. 优化提醒效果。人工提醒灵活，获取的反馈也会更加直观和真实，建议多做有情感的互动，通过持续优化提醒方式，增强执行人收到提醒的体验感。 4.4 完成时间问题场景问题剖析 1. 完成时间不明确，存在模糊地带，不同人对下班时间的理解并不一样，产生了认知上的歧义，主要是在任务产生时没有明确清楚。 2. 完成时间格式不正确，没有明确到具体时间点，而使用了中文“下班前完成”。 3. 没有对完成时间完成握手动作，或者说握得不准，握了但各方没有达成认知层面的一致。解决场景解决方案 1. 明确完成时间的重要性。每个任务都需要有完成时间，没有完成时间的任务可以拒绝接受和推进，它也无助于协同。 2. 规范完成时间格式。建议完成时间明确到小时，避免出现“下班前完成”这样的模糊时间，如可以明确到2023年9月6日18点。 3. 做好完成时间握手。诉求人的期望时间在得到执行人的确认后可以变成完成时间，因此，完成时间明确前，诉求人与执行人需要完成握手动作，双方对完成时间理解一致。 4. 执行完成时间前的动作。在任......