AL123 人文社科会员免费专区文学 2024-12-25

价值为王：集成财经变革与业财融合之道_刘志娟_AZW3_MOBI_EPUB_PDF_电子书（无页码）_刘志娟

内容节选

第五节PTP拉通采购到付款，支持一线项目高效、低成本和优质运作企业在采购付款过程中，常常会出现一系列问题，如供应商资源不能及时到位、重复采购、虚假验收、自行采购等不可控的风险；供应商无PO进场，不易控制；无法获取实时、清晰的采购成本数据，采购成本过程控制困难；采购到付款全流程数据不可视，对供应商付款不及时，过程监控困难等问题。究其原因，关键就是采购不是按项目来驱动的。我以两个非常典型的案例来说明。案例一：零星费用导致账目混乱刘总出差回来，发现办公桌上放了一沓厚厚的费用报销单。其中两张特殊的发票引起了他的注意：“70米长电源母线2根，费用300美元”“基坑土方回填，4立方米，费用50美元”。刘总跟区域经理核实后了解到，这些都是由于站点交付时间紧急，来不及进行正常采购，就让站点工程师在当地采购了物料。刘总陷入了沉思，这些报销费用虽然单笔金额不大，但零零星星不断发生，而且没有详细的记录，导致账目混乱。案例二：一字之差引发的争吵一天下午，站点工程师A在办公室与PO履行专员H在电话里吵了起来。 A：你不知道项目时间紧急吗？为什么要退回这个采购请求（Purchase Request，简称PR）？只有一个字的差异，你直接改了不就得了？ H：你先不要急，我也是按流程办事。你上周提了PR之后，我们一直在等采购物料专家团（Commodity Expert Group，简称CEG）的认证结果，今天才收到CEG传过来的采购协议，发现协议上写的微波采购单位是“套”，而你提的PR是以“跳”为单位。双方的信息不一致，按照流程是要以协议为准，而且我是不能修改PR的，所以只能打回了，你赶紧改一下吧。 A：就为了这一个字，你退回我修改，然后再走一遍流程，到时PO还要打印出来邮寄给供应商，这又要花时间，这样折腾下来，供应商什么时候才能进场？采购为什么不早点与我沟通？从上面两个案例我们可以看出，案例一中的人员自行采购是为了解决项目交付中急需的服务辅料而设立的快捷途径，但也是内控问题的高发区域，一直由于没有IT支撑而难于监控和审计。案例二中的采购语言（指分包采购需求的分类、描述和单位）在交付组织、CEG和供应商、财务各部门自定义，导致PR、PO下发环节反复沟通、退单，耽误了供应商进场，影响交付进度，增加了企业内部无效的运作成本。为了解决如上问题，华为通过采购到付款（Procurement To Payment，简称PTP）集成方案，明确了“拉通采购到付款，支持一线项目高效、低成本、优质的运作”目标。PTP集成方案的总体思路是：采购和财经要融入业务中去，通过采购到付款的拉通，实现安全、高效、低成本的运作。华为强调以项目来驱动采购，一线销售人员要根据客户的需求呼唤采购资源。 PTP集成方案首先对应销售流，根据客户需求和项目方案，分解出对应的采购业务支撑流，相关人员根据采购履行流程来满足采购需求。采购履行流程结束后，进入采购付款流程，完成对供应商的支付。华为内部哪个部门要采购，哪个部门就要承担采购成本，最终将采购成本结算到项目上，归集到具体的责任中心。 PTP集成方案包括四大要点：一是以项目为核心，采购融入业务，工程采购和行政采购要分别融入交付及行政流程，支持业务；二是打通采购认证和采购履行，对采购合同实行闭环管理，按里程碑验收付款，采购到付款集成运作；三是财经介入采购，通过计划、预算和核算，管理好采购成本；四是全流程状态可视，将内控融入业务，实现效率与安全的平衡。 PTP集成方案在实践中要注意以下三个方面。一、采购要匹配业务流程，要按项目来驱动采购采购人员要按照项目来驱动，使采购真实匹配项目需求，谁采购谁就承担成本，这样才能使采购成本核算到项目中。采购要匹配的业务流程包括和LTC流程匹配的工程采购、生产采购和物流采购，和行政差旅流程匹配的行政采购和差旅采购。在LTC流程的投标阶段，采购人员要基于客户采购需求评估、询价，提供满足客户需求的采购方案和对应的报价。在正式签约后，采购人员要根据合同交付计划制订采购计划，并进行采购的招标、订单下发以及供应商供应交付管理、验收付款等动作。行政采购要进行分类管理和授权，推出行政采购全球统一的“易购”系统，简化低值易耗采购，改革小额采购核销的问题，确保及时、简单、高效地满足平台运作需求。二、采购认证要和采购履行打通，核心就是采购前后端流程打通采购合同需求进行交底，确保采购所有结构化信息从售前传递到售后，包括采购产品、采购价格、付款条款、交货条款、验收条款和非标需求等。同时，结构化条款通过IT系统传递，使得采购需求在交付、验收、付款等各环节透明可视，提高采购和付款效率。同时结构化条款明确了采购付款的关键活动，包括接收发票、创建和批准凭证、问题处理、重复发票检查和支付处理等，确保财经能够通过付款活动监督采购业务的全......