AL123 人文社科会员免费专区文学 2025-01-09

项目管理基础（第五版）_【英】约瑟芬·希格尼_AZW3_MOBI_EPUB_PDF_电子书（无页码）_【英】约瑟芬·希格尼

内容节选

估计时间、成本及资源一旦工作分解完成，你就可以估计时间了。但是如何估计呢？如果我问你，将一副完全打乱的扑克牌按花色排序需要多长时间？你会如何回答？最容易想到的方法就是去尝试几次，感受一下。但是，如果你手边没有扑克牌，你很可能思考一下，想象到底要花多长时间，然后给出一个答案。通常，我收到的答案从2分钟到10分钟不等。我的测试表明，对大多数成人来说，平均时间是3分钟。然而，如果是四五岁的小孩来排序，那所花时间可能长得多，因为小孩可能对扑克牌顺序不那么熟悉，甚至不那么会数数。所以，我们得到一个非常重要的结论：没确定由谁来完成任务之前，你无法估计时间或成本。第二，你必须在历史数据或心智模式的基础上进行估计，但最好是历史数据。一般来说，我们都是利用平均时间来规划项目，也就是说，如果成年人给扑克牌排序的平均时间是3分钟，那我的估计会是：执行项目时所花时间将是3分钟。但是很显然，有些任务实际所花时间可能比平均时间长，也可能比平均时间短，不过总的来说应趋于平均数。不过，这也只是“理当如此”，像帕金森定律就提出了不同观点。帕金森称，工作必然是掐点完成，也就是说，任务可能超时完成，但基本上不会提前完成。其中一个原因是，当人们发现时间还有剩余时，会倾向于把已完成的工作再打磨一下。另一个原因是，如果你提前交工，那下一次别人可能也会要求你提前交工或者增加你的工作量。非常重要的一点是：你的表现比原定目标更好，可反而因此受到惩罚，未来你就不会再“重蹈覆辙”了。我们还必须理解“浮动”。我们知道，同一个人多次给扑克牌排序，每次所花时间都会有所不同。有时候要2分钟，有时候可能要4分钟。平均时间可能是3分钟，但是，3分钟及以下与3分钟及以上的次数可能各占一半，恰好3分钟的次数将非常少。对于所有项目任务来说都是如此，因为人力不可控的外在因素，完成项目任务的时间将参差不一。还是以扑克牌排序为例，每次洗牌都会有所差异，排序的人注意力可能受外界噪音干扰，排序时一张牌不小心掉了，排序的人累了等。你能消除这种“偏差”吗？不可能。你能减少这种“偏差”吗？可以，通过练习，通过改变工作流程等。但重要的是，偏差一定会有，我们必须承认并接受。估计的危害我们先来看个例子。这天下午大概一点钟的时候，凯伦的老板走到她办公前跟她说：“需要你为我做个估计，已经答应大块头四点的时候把估计结果给他，可以吗？” 凯伦挤出一丝笑容点了点头，老板又补充说：“只需要一个大概的数字。”老板说完就走了。时间这么短，凯伦只能把老板所说的项目和她一年前做的另一个项目做对比。她这里加点，那里减点，因为缺少信息，还加了一些储备金。估计结果交给老板之后，她就完全忘了这事。两个月之后，一枚炸弹从天而降。老板满脸笑容出现在她面前对她说：“还记得你替我给XYZ工作所做的估计吗？” 她努力想了半天，终于在老板喋喋不休的描述下记了起来。接着，老板丢了一大堆规格文件在她的办公桌上，“现在这是你的工作了，”老板说完再次飘走。凯伦开始研读那一大堆文件，越读心越慌。这批文件与她当初做估计时老板跟她说的内容存在巨大差别，她心想：“哦，好吧，我想老板肯定也知道。” 最后，她根据这堆真正的规格文件做出了新的估计，比之前那个大概的数字高出近50%，她仔细检查后确认无误，于是带着新的估计数据去见老板。老板只是看了一眼就勃然大怒，他大声吼道：“你到底要干嘛？我已经跟那个老家伙说了，我们新的估计会和原来那个数字一样，我不可能给他一个大这么多的数字，他会杀了我。” “可是，你当初告诉我只需要一个大概的数字，”凯伦据理力争，“所以我给了你一个大概的数字。这项工作和你之前跟我说的完全不一样，规模大得多。” “那没办法，”老板说，“我已经把数字给他了，你必须想办法弄成原来那个数字。” 不用说，后面发生的事你应该能猜到：这项工作的成本甚至超出了凯伦的估计。尽管怨声连连，但最后凯伦还是撑了下来。不过，公司派她去上了一个项目管理的课程，很显然是希望她通过学习提高自己的估计能力。实现有效估计的一些建议如何才能做出准确可靠的估计？美国管理协会提供了一些建议供项目经理参考。历史数据向过去学习。历史数据可视为项目估计的最佳资源。这个任务上一次花了多长时间完成？这个部件花了多少钱？如果历史数据完整——也就是没有受到污染，在估计项目所需时间/成本/资源时，就可以利用这些数据。以前的经验有没有可能不具代表性呢？有可能，你可以研究一下，但是仍应该将实际的历史数据作为项目估计的最佳资源。细化程度确定估计所需的细化程度。如果你在项目的启动阶段，概略性的估计就足够了（见“启动”一节）。如果你已完成工作分解结构，项目已进行到规划阶段，那么你可能要更加细化。工作单位越小，估计准确度可能就更高。估计责任人如果实施估计的人是全权负责人，可能估计结果会......